次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据
排序方法。
一、数值排序
1.RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref，
order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则
以降序方式给出结果，反之按升序方式）。
例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，
$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续
数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名
分别是3、3和1（降序时）。
2.COUNTIF函数
COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF
（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）
+
此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式，即“>
条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的
是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。
3.IF函数
Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函
数结合，可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具
体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为
自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF
（E3=E2， G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产
值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列
（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，
再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框
（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题
行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排
序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的
自定义排序。
需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。
EXCEL2000使用技巧十招
1、Excel文件的加密与隐藏
如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用
在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的
密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方
法为：
A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或
者（另存为）”的对话框中输入文件名；
Ｂ、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的
对话框中输入自己的密码；
这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文
件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。
Ｃ、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确
认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如
果密码不正确，文件将不能打开。
2、对单元格进行读写保护
单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel
对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就
是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以
限制。
对单元格的写保护有两种方法：
Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元
格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错
误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。
Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：
（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；
（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；
（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁
定”；
（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设
置。
对单元格的读保护有三种方法：
Ａ、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景
颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内
容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。
Ｂ、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护
目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩
形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到
的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。
Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能
直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。
3、快速填充相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一
个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操
作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：
Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同
时，点击鼠标左键，逐个选中；
Ｂ、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单
元格同时填入该数据。
4、使用Excel中的“宏”功能
宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命
令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录
的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义
方法如下：:
Ａ、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；
Ｂ、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单
项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；
Ｃ、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进
行的各方面操作记录复制。
5、连续两次选定单元格
我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元
格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不
便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键
后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选
定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：
单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格
周围将出现实线框。
6、在工作表之间使用超级连接
首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入
超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件
或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏
中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠
标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打
开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。
7、快速清除单元格的内容
首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除
了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的
两种操作步骤：
Ａ、选定想要清除的单元格或单元格范围；
Ｂ、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；
Ｃ、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一
个。
8、快速修改单元格次序
在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一
个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具
体方法如下：
Ａ、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；
Ｂ、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操
作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变
成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。
、在Excel中利用公式来设置加权平均
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要
理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单
的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其
实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果
就是这些量值的加权平均值。
10、用Excel绘制函数图像
函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而
用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下：
Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这
时屏幕上会出现一个空白的电子表格；
Ｂ、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从
小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三
个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使
这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成
“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；
Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点
击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输
入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选
中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到
适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自
变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；
Ｄ、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y
散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这
时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用
“图表向导”中的“折线图”格式绘制。